IT Beratung für Kanzleien

Das Management von Kanzleien steht regelmäßig vor der Frage, wie sie ihre EDV weiterentwickelt. Angefangen bei der Frage, welche Investitionen überhaupt sinnvoll sind, über die Auswahl der geeigneten Systeme, deren technische Implementierung und schließlich deren Nutzung. Dabei sind sowohl strategische Aspekte (Investitionssicherheit, Skalierbarkeit, etc.), Kostenaspekte (Angemessenheit) und Nutzungsmöglichkeiten von Relevanz.

Eine Softwareentscheidung prägt eine Kanzlei auf Jahre hinaus; viel zu aufwendige Prozesse bei der Umstellung aufgrund mangelhafter Projekterfahrung, fehlender interner IT-Kompetenz in der Kanzlei und Kostenüberschreitungen sind häufig gehörte Beschwerden in Kanzleien. Auch ist fehlende Standardisierung ein Kostentreiber, der im Auge zu behalten ist.

Wir haben einen Marktüberblick über die gängigen Kanzleisoftware (nicht zuletzt: eine Reihe der Anbieter haben wir beraten), sondern auch die Herausforderungen im Kanzleialltag. Einige unserer Berater haben in der EDV-Industrie gearbeitet, andere in Großkanzleien und daher entspr. Projekt- und Anwendungserfahrung.

Wir beraten vor allem zu folgenden Fragen:

  1. EDV Strategie: Langfristige Entwicklung der IT Infrastruktur von Kanzleien
  2. EDV Auswahl und Implementierung (insb. die Kanzlei begleitend hins. Pflichtenheft, Auswahl, Vertragliches, Projektmanagement)
  3. EDV Nutzung, insb. kanzleispezifischer Weiterentwicklung wichtiger Funktionen, wie Controlling, unter Berücksichtigung oder mittels Weiterentwicklung des Zielekatalogs der Kanzlei

Tiefgang: Der Markt für anwaltliche Dienstleistungen stagniert!


Die jährlich im September von der Zeitschrift Juve berichteten Zahlen der größten deutschen Sozietäten, die auf freiwilligen Meldungen beruhen, zeigen eine langfristige Tendenz der Marktsättigung und des Verdrängungswettbewerbs. Beruhend auf der Benchmarkstudie, die die Kanzleiberatung Law Firm Change Consultants seit 2011 erstellt und die mit Hilfe der jetzt vorliegenden Zahlen fortgeschrieben wird, sind folgende Tendenzen relevant:

  1. Der Gesamtumsatz aller erfassten Kanzleien ist zwar seit 2009 um
    4,6 % p.a. angestiegen (in der Periode 2004 - 2008 waren es noch 10,4 % p.a.), das durchschnittliche Wachstum der relevanten Kennziffer Umsätze pro Berufsträger der Kanzleien hat sich hingegen seit 2009 verflacht: es sind nur noch 1,4 %  gegenüber der Vorperiode 2004 - 2008 iHv. 2,9 %. Dieses bedeutet, dass de facto Stagnation im deutschen Top Segment der Wirtschaftskanzleien besteht. Entsprechender Druck auf Kosten und Gehälter wird verzeichnet.
  2. Die Finanzkrise hat in 2008/09/10 zu Einbrüchen geführt, ist aber seit 2011 weitgehend verarbeitet. Kanzleien haben den Umsatzeinbruch teilweise genutzt, um ihre Zahlen realistischer darzustellen.
  3. Das Bild ist sehr uneinheitlich: Während einige Kanzleien ein Wachstum mit etwa  8 % (SZA Schilling Zutt & Anschütz, Ashurst, Jones Day) bei dem Umsatz pro Berufsträger melden, sind andere Kanzleien lt. der Meldungen bei dieser Kennziffer wenig oder gar nicht gewachsen.

Die Zahlen der Kanzleien, die im Juve-Verlag veröffentlicht werden, zeigen folgendes Bild entsprechend der Langzeitstudie von Law Firm Change Consultants:

Der Gesamtmarkt ist von ca. 5.600 Anwälten auf fast 8.600 Anwälte von 2004 auf 2013 gewachsen.

 Schaubild 01 Benchmarkstudie

Die einzelnen Segmente sind unterschiedlich gewachsen: am ehesten wuchsen die Generalisten sowie die Integrierten (Rechtsarme der WP Gesellschaften), sowie fokussierte Kanzleien.

Schaubild 02 Benchmarkstudie

Obwohl der Gesamtumsatz der Top 50 Kanzleien zwischen 2004 und 2013 um fast 75 % gewachsen ist, zeigt die Entwicklung der Umsätze pro Berufsträger aller Kanzleien im Segment der Top 50 seit 2004 insgesamt nur 13 % Wachstum, also nur 1,6 % pro Jahr. Das bedeutet, dass die Effizienz der Kanzleien nicht wesentlich gesteigert wurde, wohl aber die Anzahl an Anwälten und damit der Umsatz. Hier liegt eine wesentliche Herausforderung in der Zukunft. Allerdings sind die einzelnen Kanzleitypen unterschiedlich damit umgegangen, wie die Detailanalyse zeigt. 

Schaubild 03 Benchmarkstudie

Es zeigt sich, dass die Kanzleien insgesamt in einem Verteilungs- und Verdrängungswettbewerb sind. Dies führt in der Regel eher zu internen Verteilungskämpfen zwischen Partnern um Gewinne und Mandate.

Nur wenige Kanzleien verbessern nachhaltig die interne Effizienz, schaffen es also, die Umsätze der Berufsträger zu steigern. Bei einigen ist deutlich ersichtlich, dass zu wenig auf die wirtschaftlichen Daten geachtet wird.  

Die Finanzkrise hat in 2008/09/10 zu Einbrüchen geführt, ist aber nun weitgehend verarbeitet.

Die Studie unterscheidet entsprechend internationaler Gepflogenheiten aufgrund der unterschiedlichen Geschäftsmodelle und Foki in folgende Segmente, die einzeln untersucht werden:

Global Player (= Global Elite, Magic und Charmed Circle: in Deutschland tätig sind: Freshfields Bruckhaus Deringer, Clifford Chance, Linklaters, Hogan Lovells, Shearman & Sterling, Allen & Overy, Latham & Watkins, Weil Gotshal & Manges, Cleary Gottlieb Steen & Hamilton, Skadden Arps Sullivan & Cromwell, Milbank Tweed Hadley & McCloy).

Dies sind die führenden Kanzleien weltweit, die sich durch relativ geringe Anzahl Büros, dafür aber mit einem starken Fokus auf die Finanzmärkte und große Transaktionen auszeichnen, die oftmals mehrere Länder gleichzeitig umfassen.

  • Der Mitarbeiterbestand ist um 5 % gegenüber vor der Finanzkrise (2007) gesunken, entsprechend weniger Geschäft ist vorhanden. Nur wenige Kanzleien haben den Abbau der Mitarbeiter für eine Erhöhung der Arbeitsdichte, oder Verbesserung der Mandatsbasis genutzt, um höhere Umsätze pro Berufsträger zu erhalten.
  • Es wird eine Stagnation der Umsätze pro Berufsträger in den letzten Jahren verzeichnet. Dieser liegt jetzt bei 657.000 EURO, sie wachsen nur noch mit 0,8 % pro Jahr.
  • Damit sind die führenden Kanzleien im Wettbewerb miteinander um die wichtigsten Mandate, es gibt einen reinen Verdrängungswettbewerb. Die Aussichten auf Partnerschaft sind gering, die Zahl der Partner steigt zwar seit 2009 wieder moderat, allerdings hat man sich in 2013 erst an das Niveau von 2008 wieder angenähert, um die Profitabilität zu erhalten.

Internationalisierer: Hierzu werden laut der Studie jene Kanzleien gezählt, die eine hohe Präsenz in möglichst vielen Märkten weltweit anstreben, aber weniger hohe Kompetenz in Finanzmärkten und hohen Transaktionen haben (in Deutschland u.a.: Baker & McKenzie, Dentons, Ashurst, Bird & Bird, DLA Piper, Heisse Kursawe Eversheds, Jones Day, Mayer Brown, SJ Berwin, Norton Rose, McDermott Will & Emery, Simmons & Simmons, Orrik, Taylor Wessing,  White & Case). Sie sind ausschließlich englischer oder amerikanischer Herkunft. Im deutschen Markt sind lediglich noch französische und schwedische Kanzleien tätig, allerdings nur als kleine Büros. Die Entwicklung ist hier uneinheitlich:

  • Einige Kanzleien haben massiv die internationale Präsenz verstärkt, insb. in Australien, Kanada etc. Afrika als nächster Wachstumsmarkt ist bereits identifiziert.
  • Demgegenüber sind andere Kanzleien stetig gewachsen (etwa: DLA von 33 in 2005 auf 188 in 2013), andere stagnieren auf den Niveau (etwa Baker & McKenzie mit ca. 175 Anwälten, Jones Day  und Ashurst um die 70).
  • Einige der internationalen Kanzleien haben sich bei einer Größe von 70 - 80 Juristen eingerichtet; dies scheint zu reichen, um eine ausreichend große Kapazität für diesen Markt vorzuhalten.
  • Chinesische Kanzleien internationalisieren massiv und versuchen so, auch in Deutschland Fuß zu fassen, so etwa die Kanzlei King & Wood Mallesons SJ Berwin.
  • Die massive geographische Verbreiterung hat aber nur selten nachhaltig wirtschaftliche Verbesserungen zur Folge. Der Profit pro Partner verändert sich kaum, da es nicht gelingt, wesentlich attraktivere Mandanten zu beraten. Ob diese Strategie daher aufgeht, ist derzeit zu bezweifeln. Hauptproblem ist die Dauer der Integrationsprozesse, sowie die starke finanzielle Kontrolle, denen die Anwälte ausgesetzt werden. In einem so wettbewerbsintensiven Markt wie Deutschland, der zugleich eine der wichtigsten Volkswirtschaften der Erde ist, zeigt sich, ob eine Kanzlei eine wirklich nachhaltige Internationalisierungsstrategie verfolgt oder nicht.
  • Einige internationale Kanzleien müssen schon wieder die Segel streichen oder substantielle Reduktion der Mannschaft hinnehmen. Dabei ist Deutschland ein guter Gradmesser für eine erfolgreiche Internationalisierungsstrategie, da sie als wichtige Volkswirtschaft nicht zu ignorieren ist. Hierzu gehört etwa die US Kanzlei Sidley Austin. Bei den Kanzleien Linklaters und Shearman & Sterling kam es zu teilweisen Demergern und die ursprünglich deutschen Kanzleien SZA Schilling Zutt & Anschütz und Oppenhoff sind wieder als Einheiten auf dem Markt.
  • Das Wachstum seit 2009 beträgt 4,3 % beim Umsatz und 2,2 % bei der Anzahl Berufsträger. Der Umsatz pro Berufsträger in 2013 beträgt 438.000 EURO, also ca. 219.000 EURO weniger als bei den Global Playern, was auf einen deutlichen Unterschied im Fokus und Geschäftsmodell, aber auch der internen Professionalisierung hinweist.

Nationale (rein deutsche) Kanzleien: Kanzleien, die ihren Ursprung in Deutschland haben und hier auch ihren Marktschwerpunkt, fallen in zwei Kategorien: solche, die mit den internationalen Kanzleien bei Transaktionsgeschäft mithalten können, und solche, die sich vor allem auf die Betreuung des ja oft multinational agierenden Mittelstands konzentrieren.

Zur ersten Gruppe, der National führenden Kanzleien (=national leading firms)  gehören lt. der Studie nunmehr neben Hengeler Mueller und Gleiss Lutz auch die aus der Kanzlei Shearman Sterling wieder herausgetretene Kanzlei SZA Schilling Zutt & Anschütz (die dieser Anfang der 2000er beigetreten war, nachdem Daimler den Deal mit Chrysler nicht mehr mit ihrer Haus- und Hofkanzlei SZA, sondern mit Shearman durchführte), sowie Oppenhoff, deren Kölner Büro die Kanzlei Linklaters wieder verließ. Die Spanne der Umsätze pro Berufsträger liegt bei 600.000 EURO bis 900.000 EURO, was auf erhebliche Reputationsunterschiede schließen lässt. 

  • Bei dieser Gruppe werden noch Partner aufgenommen, auch wenn das Wachstum ebenfalls nur gering ausfiel (3,7 % Umsatzwachstum bei nur 1,2 % Wachstum an Anzahl Berufsträgern). Dies zeigt eine kontinuierliche Verbesserung der Kennzahlen. 
  • Der UBT steigt in dieser Gruppe um 1 %-Punkt stärker als der Gesamtmarkt und wächst 3-mal so stark wie die Global Player (2,4 % zu 0,8 %)

Die Kanzleien der zweiten Gruppe, die wir als Generalisten (= General Commercial Firms) bezeichnen, (CMS Hasche Sigle, Noerr, Luther, Beiten Burkhardt, Heuking Kühn Lüer Wojtek, Graf von Westphalen) zeigen eine Steigerung im UBT der letzten 4 Jahre von rund 4 %, was höher ist als in allen anderen Segmenten. Die 2013er Zahlen zeigen ein gemischtes Bild. Während einige Kanzleien (Luther, Noerr, Graf von Westphalen) wesentlich verbesserte Zahlen melden (5,2 %, 6,8 %  resp. 5,9 % p.a. Wachstum des Umsatzes pro Berufsträgers seit 2009), wachsen CMS, Beiten und Heuking lt. eigener Meldungen nur unterdurchschnittlich. Im Gegensatz zu angelsächsischen Kanzleien wurden aber meist keine Partner herauskomplimentiert.

Fokussierte Kanzleien (auch: Boutiquen oder Spezialisten; engl. Focussed Firms: Görg, GSK Stockmann, FPS Fritze Paul Seelig, Redeker Sellner Dahs, Kapellmann, SKW Schwarz, P+P Pöllath, Aderhold, Flick Gocke Schaumburg, sowie ohne Daten: etwa Becker Büttner Held) sind jene Kanzleien unter den Top 50, die in 1 - 3 Kernbereichen (Rechtsgebiete resp. Branchenschwerpunkte) eine hohe Kompetenz aufweisen.
Juve meldet eine Bandbreite im Umsatz pro Berufsträger zwischen 347.000 EURO und 500.000 EURO. Das ist eine weite Spannbreite und deutet auf das Potenzial dieser Gruppe. Einzig die Projektentwicklungs- und Immobilien-Kanzlei Kapellmann, wie auch FPS Fritze Paul Seelig melden, dass sie Wachstum in den letzten Jahren organisieren konnten. Ansonsten ist dieses Segment auf hohem Niveau ohne große Steigerungsraten aktiv. Da einige dieser Kanzleien eine beneidenswert gute Ausgangslage und hohe Reputation haben, gehen wir davon aus, dass diese weitere Steigerungsmöglichkeiten haben.

Regionalisten: Diese überörtlich auftretenden Kanzleien (u.a. Buse Heberer Fromm, Aderhold, Heussen, Avocado, Sibeth, Göhmann, CBH Cornelius Bartenbach, Haesemann, SKW Schwarz), bei denen die Umsetzung dieses Konzeptes aber nicht durchgehend funktioniert hat, zeigen ein gemischtes Bild. Während etwa die Kanzlei Heussen in den letzten Jahren deutlich an Berufsträgern (+12 %) aufgestockt und gleichzeitig den Umsatz pro Berufsträger sogar leicht steigern konnte, ist die Kanzlei Göhmann im Umsatz pro Berufsträger um 6 % gefallen. Bei der Kanzlei Buse Heberer ist neben dem leichten Umsatzrückgang auch der Umsatz pro Berufsträger und Umsatz pro Sozius gefallen, sie ist damit auch deutlich hinter der Kanzlei Heussen zu finden. Diese könnte es schaffen, zu den Generalisten aufzuschließen und damit den Wettbewerb in einer anderen strategischen Gruppe aufzusuchen, was neue Herausforderungen mit sich bringt.

Die Integrierten, also die Rechtsarme der Wirtschaftsprüfungsgesellschaften (es liegen Meldungen folgender Kanzleien vor: die Big 4 mit Deloitte Legal, PricewaterhouseCoopers Legal, KPMG Law sowie erstmals mit Zahlen E&Y, sowie Baker Tilly Roelfs, Rödl & Partner), die seit ein paar Jahren wieder aufgebaut werden, wuchsen seit 2009 am rasantesten: mit über 11 % bei der Anzahl der Berufsträger. Die Wirtschaftsprüfungsgesellschaften suchen dringend nach Wachstumsmöglichkeiten außerhalb ihres Kernmarktes und haben sich wieder Rechtsarme, die mehr oder weniger integriert sind, zugelegt. Es bleibt abzuwarten, ob es diesmal gelingt, zum einen die regulatorischen Heraus-forderungen hinzubekommen und zum anderen diese Anwälte in das Geschäft der Wirtschaftsprüfer wirklich gut zu integrieren. Dass dies gelingt, liegt nicht auf der Hand, denn es gibt systemische Unverträglichkeiten und Widersprüche. Jedenfalls stagnieren die Umsätze der Berufsträger seit 2004 und haben sich sogar leicht verringert, auf das vergleichsweise niedrige Niveau von 318.000 EURO pro Berufsträger.

In den Zahlen von Juve wird der Rest des Marktes nicht abgebildet. Diese wird allerdings in der Langfassung dieser Benchmarkstudie Wirtschaftskanzleien untersucht.

Dabei unterschiedet die Studie zwischen den mittelständischen Kanzleien mit 7 bis 40 Anwälten, die vor allem im Wirtschaftsrecht tätig sind (ca. 1800 Kanzleien) und den darunter positionierten kleinen lokalen Sozietäten mit 2 bis 7 Anwälten, die vor allem im Privatmandantenmarkt, vereinzelt auch für Unternehmen tätig sind (ca. 8000 Kanzleien).
Oftmals handelt es sich um Mischpraxen, in denen in einzelnen Bundesländern auch Anwaltsnotare tätig sind. Dahinter sind Einzelanwälte tätig, mit von 17.500 EURO bis zu 250.000 EURO Umsatz (Durchschnitt: ca. 90.000 EURO), die mit 35.000 Kanzleien im Markt tätig ist. Insgesamt ist der Markt gesättigt, es kommen kaum noch Kanzleien hinzu, auch wenn die Kanzleien etwas größer werden.

Nota bene: Die von den Kanzleien gemeldeten Zahlen sind nach unserer Erfahrung mit Vorsicht zu genießen: Sie werden von Juve bei den Kanzleien abgefragt und beruhen auf freiwilligen Meldungen. Juve scheint diese auch nicht zu verifizieren oder zu korrigieren. Unsere Beobachtung ist, dass einige Kanzleien korrekt berichten, während andere versuchen, sich gut darzustellen, in dem sie entweder die Zahlen glätten oder immer nur langsame Aufwärtsbewegungen berichten. Es fällt auf, dass einige Kanzleien die Krise von 2008/2009 genutzt haben, um ein niedrigeres Umsatzvolumen zu berichten, von dem aus nun wieder Steigerungen gemeldet werden, bei anderen handelt es sich um tatsäch-liche Einbrüche. Relevanter sind daher eher die Zahlen, die die Anzahl Berufsträger oder Partner betreffen (auch hier ist allerdings nicht klar, ob etwa Referendare hinzugezählt werden und was mit unterjährigen Ab- und Zugängen gemacht wird). Aufgrund des Zwanges zu einer kohärenten Darstellung sind die Kanzleien allerdings zunehmend gezwungen, in etwa nachvollziehbare Daten zu liefern. Es fällt daher auf, wenn einzelne Kanzleien große Abweichungen berichten.


Es findet laufend eine Aktualisierung der Daten auf der Homepage statt. Bei Auszügen oder spezifischen Aspekten fragen Sie bitte Christoph H. Vaagt.

Projekterfahrung im EDV Bereich

Folgende Projekte haben wir beratend  begleitet:

  1. Die Implementierung von Addison in einer Großkanzlei, deren internes Management damit überfordert war
  2. Strategieberatung meherer Kanzleien hinsichtlich Weiterentwicklung des EDV Angebots
  3. Definition des Pflichtenheftes für ein Vertragsmanagementsystem in einem großen Logistikkonzern
  4. Beratung mehrerer Softwareanbeiter zur Weiterentwicklung der Software, insb. im Bereich Controlling
  5. Überprüfung der EDV Landschaft in einer Großkanzlei hinsichtlich Anwendungsstandards und Weiterentwicklung

Berater

EDV Projekte werden von folgenden Beratern begleitet:

  1. Dr. Wolf-Peter Groß hinsichtlich der Implementierung udn Akzeptanz von neuer Software
  2. Dr. Andreas Schnee-Gronauer hinsichtlich Auswahl, Marktübersicht und Projektbegleitung

Christoph H. Vaagt

Law Firm Change Consultants

Kistlerhofstr. 70/Geb. 88
D-81379 München
Tel +49 89 452157-0

Mobil: +49 173 8689 428

Fax +49 89 452157-79

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